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Evaluation in vier Phasen

Ich teile Evaluationen in vier Phasen ein:

  1. Definitionsphase
  2. Vorevaluation
  3. Hauptevaluation
  4. Metaevaluation

1. Definitionsphase

Zu Beginn dieser Phase wird der Rahmen der Evaluation festgelegt (Details siehe hier). Gemeinsam mit den weiteren der Evaluation zugeordneten Mitarbeitern (von EvalExpert Beteiligte genannt) wird der Kriterienkatalog erstellt. Ich sehe dabei meine Hauptaufgabe darin, das Wissen und die Anforderungen der Mitarbeiter systematisch aufzunehmen, zu strukturieren, um meine Erfahrungen aus anderen Evaluationen zu ergänzen und nachvollziehbar zu dokumentieren. In dieser Phase liefere ich zudem Anregungen, wie auch direkt und indirekt betroffene Mitarbeiter in die Evaluierung einbezogen werden können. Aus meiner Sicht ein wichtiger Schritt, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.

Am Ende der Phase werden die Ergebnisse mit Beteiligten, Projektleiter, Evaluator und Auftraggeber abgestimmt. Der Kriterienkatalog und die Liste der Anbieter wird überprüft und die weitere Vorgehensweise festgelegt.

Abschluss bildet die Abnahme dieser Ergebnisse durch den Auftraggeber.

2. Vorevaluationsphase

Die Liste der Anbieter ist in der Regel so umfangreich, das eine detaillierte Untersuchung jedes Anbieters aus zeitlichen und finanziellen Gründen nicht möglich ist. In meinen Evaluationsprojekten  führe ich daher in der Vorevaluation ein vereinfachtes Analyseverfahren mit dem Ziel durch, dem Kunden die für die Auswahl der interessantesten Anbieter nötigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Zusammenstellung dieser Shortlist von Anbietern erfolgt in der Regel in einem Workshop unter Beteiligung von Auftraggeber, Projektleiter, Beteiligten und Evaluator.

Abschluss der Phase bildet die Abnahme der Shortlist sowie des von mir erstellten Phasenabschlussberichts durch den Auftraggeber.

3. Hauptevaluation

In dieser Phase erfolgt die  intensive Prüfung der Anbieter gemeinsam mit den Beteiligten und gegebenenfalls Projektleiter. Häufig stellen die Anbieter sich und Ihre Leistungen in einem Workshop vor. Ergänzend werden Referenzkundenbefragungen durchgeführt. Auch die intensive Prüfung von Produkten durch Teilnahme von Beteiligten an Schulungen oder Durchführung von Proof of Concepts können zum Einsatz kommen. In jedem Fall sollten die Anbieter in dieser Phase ein konkretes Angebot einreichen.

Ergebnis ist einen Abschlussbericht, der in einem Workshop mit Auftraggeber, Projektleiter und Beteiligten besprochen  wird.

Abschluss dieser Phase bildet die Abnahme des Berichts und die Auswahl des Anbieters. In der Regel endet damit auch die eigentliche Evaluation.

4. Metaevaluation

Im Rahmen eines permanenten Verbesserungsprozesses führe ich in Absprache mit dem Kunden einige Zeit nach Abschluss einer Evaluierung eine Nachuntersuchung (auch Metaevaluation genannt) durch. Gemeinsam prüfen wir den Ablauf der Evaluation, die Qualität der Ergebnisse sowie die Mitwirkung des ausgewählten Anbieters in der Umsetzungsphase.